Hjemmekontor - fem tips for bedre kommunikasjon

Skoler, barnehager og svært mange arbeidsplasser er stengt til minst over påske.  Leverandørene av digitale samhandlingsløsninger opplever enorm stor pågang, og norske IT-bedrifter jobber på spreng for å sette opp sikre og effektive hjemmeløsninger.  Samtidig har de fleste arbeidstakere og ledere liten erfaring med en jobbhverdag der all kontakt foregår digitalt.   

BI-professor Sut I Wong, og leder for avdelingen for kommunikasjon og kultur på BI, Gillian Warner-Søderholm, har utført en studie rundt effektene av hjemmekontor. Studien viser at hjemmekontor kan ha positive effekter i krisetider, for eksempel ved at det gir arbeidstaker en følelse av normalitet, og at virksomheten kan finne nye og kanskje bedre arbeidsformer. 

Studien peker også på faktorer som er avgjørende for hjemmekontor-suksess. Det er leders ansvar å sørge for gode møteplasser, gode samarbeidsformer og god kommunikasjonsflyt i virksomheten. I en krisesituasjon er dette viktigere enn noen gang, men det er også avgjørende at medarbeiderene er med på å skape gode kommunikasjonskanaler og rutiner hjemmefra.  

Her er Wong og Warner-Søderholms tips for bedre fjernkommunikasjon: 

1. Etabler en god rutine for deling av informasjon på digitale plattformer, slik at de ansatte ikke drukner i overfloden av informasjon - tema #tråder fungerer godt.  
2. Sett opp regelmessige interaksjons-punkter hver dag, som for eksempel morgenkaffe-møter på skype med et annet team-medlem for kunnskapsdeling, tilbakemeldinger eller for å vise engasjement.  
3. Vær enige om hva som kreves for å være en god digital kollega – tydelighet kombinert med gjensidig respekt – si fra om kolleger ikke er kollegiale i deres kommunikasjon.  
4. Marker gruppeprestasjoner og nyheter i virksomheten ved å dele et bilde eller melding med alle. 
5. Oppfordre til åpenhet og inkludering - det er lett å glemme å inkludere team-medlemmer i chattene som oppstår: oppfordre til de-briefer og diskusjoner digitalt.