1. Formål

KOMM - Sertifiserte kommunikasjonsbyråer er en forening for norske rådgivings- og konsulentvirksomheter innenfor PR, informasjon og samfunnskontakt. Formålet er å ivareta medlemmenes faglige interesser og utvikling, fremme bransjens kvalitet og etikk, samt utbre kjennskap og forståelse for bransjen.

2. ICCO

Gjennom sitt medlemskap i KOMM er medlemmene også tilsluttet International Communications Consultancy Organisation (ICCO).

3. Etiske normer

KOMM har egne normer for etiske vurderinger som medlemmene er forpliktet til å etterleve. KOMMs medlemmer er i tillegg forpliktet til å overholde ICCOs Stockholm Charter (18. oktober 2003).

4. Medlemskap

Som medlemmer kan opptas virksomheter som i hovedsak arbeider med rådgivning og konsulentvirksomhet innenfor PR, informasjon og samfunnskontakt. Ved alle voteringer i organisasjonens organer har medlemmene stemmerett i forhold til kontingenten. Medlemmene tildeles én stemme per. kr. 1000,- innbetalt i kontingent.

Styret godkjenner opptak av nye medlemmer. Nye medlemmer betaler et innmeldingsgebyr, hvis størrelse fastsettes av årsmøtet.

Medlemmer må hvert år innen 1.september levere revisorbekreftet regnskap til KOMM, alternativt rapportere byråinntektstall etter den rutine foreningen til enhver tid opererer med. Medlemmer som ikke er revisjonspliktige må hvert år innen 1. september levere godkjente regnskap til KOMM. Nystartede byråer som søker om medlemskap må levere skatteattest.

5. Sertifisering (dette punktet er suspendert i årsmøteperioden mai 2016-mai 2017)

Alle medlemmer av KOMM plikter å la seg sertifisere etter den standard som KOMM til enhver tid benytter. Sertifisering må være oppnådd seneste 2 år etter innvilget medlemskap. Eksisterende medlemmer må være sertifisert senest tre år etter at ordningen med obligatorisk sertifisering ble vedtatt av årsmøtet.

Styret i KOMM kan etter søknad innvilge medlemmer dispensasjon fra kravet til gjennomført sertifisering etter vedtektenes §5. Slik dispensasjon er begrenset oppad til 12 måneder fra søknadstidspunktet.

6. Medlemskap i Abelia/NHO

Alle medlemmer i KOMM plikter å bli medlem i Abelia, NHOs landsforening for kunnskaps- og IKT-bedrifter.
Styret i KOMM kan etter søknad innvilge dispensasjon fra denne regelen dersom helt spesielle forhold tilsier det. En dispensasjon vil ikke medføre nedsatt samlet kontingent til KOMM og Abelia

7. Kontingent

Kontingenten fastsettes av årsmøtet, og gjelder for kalenderåret. Medlemmer som opptas etter 1. august, betaler halv kontingent for innmeldingsåret.

8. Inn- og utmelding

Inn- og utmelding må foregå skriftlig til KOMM. Medlemmer som ikke har betalt sin årskontingent innen 1. august det året kontingenten gjelder for, blir automatisk utmeldt, men kan opptas på nytt mot å betale nytt innmeldingsgebyr og uoppgjort årskontingent.

9. Årsmøte

KOMMs høyeste organ er årsmøtet. Årsmøtet avholdes innen utgangen av mai. Innkalling skal sendes senest med fire ukers varsel. Årsmøtet er beslutningsdyktig ved de fremmøtte etter lovlig innkalling. Senest to uker før årsmøtet skal styrets og revisors beretning, forslag til budsjett, forslag til kontingent og innmeldingsgebyr, forslag fra valgkomiteen samt eventuelle endringsforslag til vedtektene sendes ut til foreningens medlemmer.

På ordinært årsmøte skal følgende saker behandles:

1. Årsberetning
2. Revidert regnskap
3. Innkomne forslag
4. Fastsettelse av innmeldingsgebyr og kontingent for gjeldende kalenderår
5. Budsjett for inneværende kalenderår
6. Valg av leder og styremedlemmer
7. Valg av Etisk råd og varamedlemmer
8. Valg av valgkomité
9. Valg av revisor

Vedtak på årsmøtet gjøres ved åpen stemmegivning. Lukket stemmegivning foretas ved personvalg eller i enkeltsaker hvor ett eller flere av medlemmene krever dette. Valgbar til leder og styremedlem, samt valgkomité, er ansatte av medlemsbyråer.

10. Vedtektsendring

Forslag til endring av vedtektene sendes skriftlig til KOMM senest tre uker før årsmøtet. Endringer i KOMMs vedtekter krever 2/3 flertall av de fremmøtte stemmeberettigede.

11. Ekstraordinært årsmøte

Ekstraordinært årsmøte innkalles med minst fire ukers varsel hvis styret eller minst 1/4 av medlemmene krever det.

12. Valgkomité

Valgkomiteen skal bestå av leder og to eller fire medlemmer.

13. Styret

Styret skal bestå av leder og inntil 8 styremedlemmer valgt av årsmøtet. Styremedlemmer velges for to år hver.Styret har ansvaret for den daglige ledelse av foreningen. Styret forbereder og legger fram de sakene som skal behandles på det ordinære årsmøtet. Styret kan oppnevne råd, komiteer eller utvalg til å utføre spesielle oppgaver. Styret er beslutningsdyktig når leder og minst 50 % av de øvrige medlemmer av styret er til stede.

Styrets leder tildeles dobbeltstemme ved stemmelikhet i styret og på årsmøtet.

Hvis et styremedlem fratrer sitt verv i løpet av valgperioden, supplerer styret seg selv. Styremedlemmet opprettholder sitt verv i styret hvis han går til et annet medlemsbyrå såfremt dette ikke allerede er representert i styret. Ett selskap kan ikke ha mer enn ett styremedlem i KOMM. Hvis leder må fratre skal nestleder ta dennes posisjon, og nestleder erstattes med et styremedlem etter ovennevnte regel.

14. Etisk råd

Etisk råd består av:

• En advokat fra Abelia
• En kommunikasjonsdirektør
• En byråmedarbeider, som ikke sitter i styret

Ved byråmedarbeiders inhabilitet deltar et av to varamedlemmer. Disse er byråmedarbeidere, som ikke sitter i styret.

15. Brudd på KOMMs vedtekter og etiske retningslinjer

Disiplinærsaker behandles av styret. Det gjelder en særskilt prosedyre for behandling av slike saker:

1. Sak om brudd på KOMMs vedtekter eller etiske retningslinjer kan framsettes skriftlig av foreningens medlemmer, av kunder av medlemmer eller av andre som er direkte berørt av bruddet.
2. Etter at en sak er fremmet plikter styret å ta innhente skriftlige redegjørelser fra berørte parter, og hvis nødvendig, avholde høringer.
3. Styret kan hente inn uttalelser i disiplinærsaker fra Etisk råd
4. Styret fatter endelig beslutning og publiserer denne samt Etisk råds innstilling.
5. Styret fremmer, ved simpelt flertall, evt. forslag om eksklusjon på ordinært eller ekstraordinært årsmøte.
6. En beslutning om eksklusjon må støttes av 2/3 av deltakerne i årsmøtet. Alle representerte byråer har i disiplinærsaker én stemme i årsmøtet.
7. Byråer som er part i en disiplinærsak har ikke stemmerett i styret eller årsmøtet.
8. Medlemmer som ekskluderes fra foreningen mister omgående sine rettigheter i KOMM. Betalt kontingent for inneværende år blir ikke refundert.
9. Et ekskludert medlem av foreningen kan ikke opptas som nytt medlem før etter minimum to år fra eksklusjonsdato.

16. Oppløsning av foreningen

Oppløsning av foreningen må vedtas med 2/3 flertall på to påfølgende ordinære eller ekstraordinære årsmøter med minimum to måneders mellomrom.

Ved eventuell oppløsning av foreningen skal dens eventuelle eiendeler overføres til Norsk kommunikasjonsforening.